Sábado, Julio 26, 2014

Carta Comercial

La carta comercial es uno de los medios de comunicación mas utilizado entre las empresas entre sí, con sus clientes o proveedores. Pudiendo ser de carácter formal, oficial y/o confidencial. Como la actividad comercial es amplia, existen diversos formatos de cartas comerciales. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido, deben estar impresas y con un objetivo bien definido.

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Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre

El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo.

En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.

Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes.

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión. En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación. Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo. El autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este estilo bloque; es la manera general de componer una carta.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable. Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.